การใช้ EXCEL หาวันเยี่ยมหลังคลอดจาก Dataexchange HDC

     บทความนี้มาเรียนรู้การใช้ microsoft excel หาช่วงวันที่เยี่ยมหลังคลอดเพื่อให้ได้คุณภาพกันครับ ก่อนอื่นให้ดาวน์โหลด dataexchange ของรายงานเยี่ยมหลังคลอด ตามภาพก่อนครับ

เสริมในการดาวน์โหลดไฟล์ excel นิดนึงครับ  จะเห็นว่ามีปุ่มให้ดาวน์โหลดเป็นไฟล์ excel 2 ปุ่ม
ปุ่ม excel  จะเป็นการดาวน์โหลดข้อมูลที่แสดงเฉพาะหน้านั้น เช่นข้อมูลแสดง 20 record ถ้ากดปุ่มนี้จะได้ไฟล์ excel ที่มีข้อมูลแค่ 20 record เท่านั้น  ส่วนปุ่ม export all to excel เป็นการดาวน์โหลดไฟล์ข้อมูลทั้งหมด  ดังนั้นควรจะเลือกปุ่มนี้ครับ

เมื่อกดปุ่มแล้วจะขึ้นหน้าต่างให้ตั้งชื่อไฟล์และแหล่งที่เก็บไฟล์ที่ดาวน์โหลด  ถ้าต้องการเก็บไฟล์ไว้ที่ไดร์วอื่น ก็เลือกที่เก็บได้ตามสบาย

หลังจากดาวน์โหลดเสร็จแล้วให้เปิดไฟล์ขึ้นมาครับจะได้ไฟล์ตามรูป  คอลัมน์ที่จะใช้คือ L_BDATE ครับ  (L=Labor  ,BDATE คือวันคลอด)

จากเทมเพลตในรายงานเยี่ยมหลังคลอดจะกำหนดช่วงเวลาของการเยี่ยมออกเป็น 3 ครั้ง
ครั้งที่ 1 เยี่ยมหลังคลอดภายในสัปดาห์แรกอายุบุตรไม่เกิน 7 วัน (นับ 7 วัน)  นับถัดจากวันคลอด

ครั้งที่ 2 เยี่ยมตั้งแต่อายุบุตร 8 วัน แต่ไม่เกิน 15 วัน นับถัดจากวันคลอด

ครั้งที่ 3 เยี่ยมตั้งแต่อายุบุตร 16 วัน แต่ไม่เกิน 42 วัน นับถัดจากวันคลอด

จากตัวอย่างคนแรก คลอด 2019-03-25 ดังนั้น

ครั้งที่ 1 ควรเยี่ยมได้ตั้งแต่วันที่ 2019-03-26 ถึงวันที่ 2019-04-01  เป็นต้น

ทีนี้มาเริ่มกันครับ

1.ผมจะแทรกคอลัมน์ว่างๆ เพื่อคำนวนวันเยี่ยมทั้ง 3 ครั้ง โดยผมจะไปแทรกตรงหลังคอลัมน์ครบ 42 วันที่  ให้คลิกขวาที่คอลัมน์ H เลือก insert ตามภาพ จะมีคอลัมน์ว่างๆ แทรกขึ้นมา ให้ทำคอลัมน์ว่างๆ ทั้งหมด 6 คอลัมน์

2. ทำการตั้งชื่อคอลัมน์ให้เราเข้าใจว่าเป็นช่วงคุณภาพในการเยี่ยมหลังคลอด ในที่นี้ผมจะตั้งเป็นตามภาพครับ

3. เริ่มใส่สูตรการคำนวณง่ายๆ ครับ โดยพิมพ์=  นำหน้าทุกครั้ง

เริ่มครั้งที่ 1 พิมพ์ = แล้วไปคลิกที่เซล์ของบรรทัดเดียวกันกับที่จะใส่สูตรในคอลัมน์ L_BDATE ซึ่งหมายถึงวันคลอดนั่นเอง  

หลังจากคลิกที่เซล์ที่เป็นวันคลอดแล้ว ให้กดเครื่องหมาย + แล้วใส่เลข 1 เข้าไป สาเหตุที่ใส่ +1 เพราะตามเทมเพลตบอกว่าให้เริ่มนับถัดจากวันคลอด  แล้วกด enter  จะได้ตัวเลข 40000 กว่า มาเลขนึง ไม่ต้องตกใจว่าทำไมไม่เป็นวันที่  ให้ทำการเปลี่ยนรูปแบบเซลเป็นวันที่ครับ โดยคลิกขวาที่เซล เลือก format cell (รูปแบบเซล์) เลือกตามภาพครับ

สาเหตุที่เลือกรูปแบบวันที่แบบนี้เพราะ จะได้เหมือนกับรูปแบบวันที่ ที่ดาวน์โหลดมาจะได้เตรียมเทียบกันได้ง่าย  หลังจากกด OK  ตัวเลข 40000 กว่า จะเปลี่ยนเป็นรูปแบบวันที่ให้ตามภาพ

4. ทีนี้ทำอีก 5 คอลัมน์ที่เหลือครับ โดย

สิ้นสุดครั้งที่ 1    ให้ +7

เริมครั้งที่ 2     ให้ +8

สิ้นสุดครั้งที่ 2     ให้ +15

เริ่มครั้งที่ 3    ให้ +16

สิ้นสุดครั้งที่ 3   ให้ +42

5. หลังจากที่เราได้ช่วงวันที่แถวที่ 1 มาแล้ว เราไม่จำเป็นต้องทำทุกแถวให้เสียเวลาครับ เราจะทำการ copy สูตรแบบง่ายสุด ๆ คือ ทำแถบดำบริเวณที่เราจะ copy แล้วสังเกตุมุมขวามือล่างของเม้าท์ จะมีรูปจุดเล็กๆ อยู่ เมื่อนำเม้าท์ไปวางเหนือจุด จะเปลี่ยนเครื่องหมายเป็นเครื่องหมายบวกสีดำ ให้ทำการดับเบิลคลิกได้เลยครับ 

เราก้อจะได้ช่วงวันที่ในการเยี่ยมหลังคลอดออกมาแล้วครับ  ทีนี้รับรองเยี่ยมหลังคลอด 100% แน่นอน...

การใช้ EXCEL ตรวจสอบว่าในวัน epi มีการจ่ายยาเสริมธาตุเหล็กหรือไม่

       มี รพสต. ให้อธิบายวิธีตรวจสอบ 43 แฟ้มที่ส่งออกมาจาก HIS ในเรื่องของการจ่ายยาเสริมธาตุเหล็กในวัน EPI ว่ามีการจ่ายยาหรือไม่ หรือมีการจ่ายยา แต่จะถูกนับรายงานใน HDC หรือไม่ มาดูกันครับ..

ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจเรื่องการดึงรายงานใน HDC ก่อน

จากรูปภาพจะเห็นว่ามีแฟ้มที่เกี่ยวข้องกับรายงาน 2 แฟ้ม นั่นคือ epi และ drug_opd  โดยจะต้องมี seq ที่ตรงกัน( เป็นเลขเดียวกัน )  ถ้าไม่ตรงกัน หมายถึง มีการรับบริการวัคซีน กับการจ่ายยา คนละครั้งกัน

หลังจากที่เข้าใจเงื่อนไขการนับรายงานแล้ว ทีนี้เรามาดูไฟล์ 43 แฟ้มที่เราจะตรวจสอบบ้าง 

1.ส่งออก 43 แฟ้ม ในวันที่มีการให้บริการวัคซีน

2.ทำการแตกไฟล์ 43 แฟ้มที่ส่งออกมา โดยการคลิกขวา เลือก extract here  เราจะได้โฟลเดอร์ชื่อเดียวกับ 43 แฟ้มขึ้นมาอีก 1 โฟลเดอร์ ภายในจะประกอบด้วยแฟ้มต่าง ๆ มากมาย แต่ที่เราจะใช้คือ epi และ drug_opd

3. เปิด Excel ขึ้นมา ( เครื่องผมใช้ MS EXCEL 2016 ) คลิกที่แท็บ data หรือข้อมูล เลือก get external data หรือนำเข้าข้อมูลจากภายนอก  เลือก from text ตามภาพ

4. เลือกไฟล์ที่เราทำการแตกไฟล์ไว้แล้วในข้อ 2 โดยใช้แฟ้ม drug_opd และ epi  ผมจะนำเข้า drug_opd ก่อน ตามภาพ

5. หลังจากกด import จะมีหน้าต่างขั้นตอนการนำเข้า 3 ขั้นตอน เราจะทำตามทีละขั้นตามภาพ

ขั้นตอนที่ 1 เลือกตามกรอบ กด next

ขั้นตอนที่ 2 เลือกตามกรอบ กด next

ขั้นตอนที่ 3 คลิกที่คอลัมน์ general1 แล้วกด shift ค้างไว้  เลื่อน scrollbar ด้านล่างไปทางขวามือสุด แล้วคลิกที่คอลัมน์สุดท้าย จะเกิดแถบดำทั้งหมด  จากนั้นให้คลิก text ด้านบน เพื่อทำการเปลี่ยนข้อมูลในแถบดำเป็น text ทั้งหมด  กด finish    

6. หลังจากกด finish เราจะได้ไฟล์จากแฟ้ม drug_opd เข้ามาอยู่ใน excel เรียบร้อยแล้ว จากนั้นเราจะใส่ตัวกรองให้มัน เนื่องจากยาที่เราโฟกัสคือยาน้ำเสริมธาตุเหล็กตัวเดียว จึงต้องทำการกรองเพื่อให้ดูง่ายขึ้น  ให้คลิกที่บรรทัดชื่อคอลัมน์ (คอลัมน์ไหนก็ได้) จากนั้นเลือกตัวกรองตามรูป

7. หลังจากกดเครื่องมือ filter แล้ว จะมีปุ่ม filter ตามหัวคอลัมน์ต่างๆ เพื่อใช้สำหรับกรอง เราจะทำการกรองยา ferrous (อาจจะกรองจากชื่อยา หรือ รหัส 24 หลัก ก็ได้) แต่ในที่นี้ผมจะกรองจากชื่อยา ตามภาพ

8. พักแฟ้ม drug_opd ไว้ก่อน  ให้ไปเพิ่ม sheet งานใหม่ โดยกด +  ไปทำการนำเข้าแฟ้ม epi เข้ามา (ทำเหมือนการนำเข้า drug_opd แต่ไปเลือกแฟ้ม epi แทน) หรือเปิด excel ขึ้นมาใหม่แล้วนำเข้าแฟ้ม epi

9. ทำการกรองข้อมูลในแฟ้ม epi โดยกรองตาม pid ที่ต้องการตรวจสอบใน แฟ้ม drug_opd ตามภาพ จากการที่ผมกรองยาเสริมธาตุเหล็กในแฟ้ม drug_opd พบว่ามีการจ่ายยาใน pid ที่ 018259  ผมก็ไปกรองในไฟล์ excel ที่นำเข้าแฟ้ม epi ที่ pid=018259   แล้วให้สังเกตเลข seq และ date_serv(วันที่รับบริการ) ตรงกันหรือไม่  ถ้าตรงกันจะถูกนับรายงานใน hdc ด้วย ถ้า date_serv ตรง แต่ seq ไม่ตรง จะไม่ถูกนับรายงานใน hdc